Табличный процессор excel разработан для операционной системы. Табличный процессор MS Excel

1. Понятие табличного процессора

2. Краткая характеристика MS Excel

3. Назначение MS Excel

Список использованной литературы

1. Понятие табличного процессора

Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным .

Табличный процессор - программное средство для проектирования электронных таблиц. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т. д.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

· создание и редактирование электронных таблиц;

· создание многотабличных документов;

· оформление и печать электронных таблиц;

· построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

· создание многотабличных документов, объединенных формулами;

· работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

· создание итоговых и сводных таблиц;

· использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

· создание слайд-шоу;

· решение оптимизационных задач;

· решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;

· разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т. д.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам .

2. Краткая характеристика MS Excel

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономик-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel есть одним из наиболее популярных программ в мире .

Ценной возможностью Excel есть возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется с помощью объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обделываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, разрешая легко работать изменять его и руководить расчетами.

С помощью Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать больше 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать разные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничные методы графического представления данных: кроме нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, что настраиваются типы, помогают наглядно отобразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу по Excel, по достоинству оценят помощь "мастеров" - вспомогательных программ, которые помогают при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предвиденных дальнейших шагах и показывая, в зависимости от планированного ответа, результат, проведут пользователя "за руку" за всеми этапами построения диаграммы кратчайшим путем .

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением к ней данных и построением диаграмм. Тяжело вообразить себе область, где бы не требовался анализ этих данных. В Excel включенный мощный инструмент анализа - Сводная таблица. С ее помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержат большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими клацаньями кнопкой мыши приводить их в удобный и читается вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программ-мастера .

В Microsoft Excel есть два основных типа объектов: книга и письмо.

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, который используется для обработки и хранение данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Письма служат для организации и анализа данных, которые можно вводить и редактировать одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисление на основе данных с нескольких листов. После создания диаграммы можно поместить на письмо с соответствующими данными или на отдельное письмо диаграммы .

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного письма на другого нужно указать соответствующий ярлык. Название активный лист выделен жирным шрифтом .

В Microsoft Excel очень много разнообразных функций, среди которых такие :

1. Финансовые , среди множество специальных функций, вычисляющих проценты по депозиту или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и разнообразнейший обратные и родственные величины.

2. Функции даты и времени – большинство функций этой категории ведает преобразованиями даты и времени в разные форматы. Две специальные функции СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют в каморку текущую дату (первая) и дату и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесение любых изменений в таблицу.

5. Ссылка и массивы. В этой категории находятся функции, которые разрешают обратиться к массиву данных (по колонке, строке, прямоугольному интервалу) и получить из него разнообразнейший информацию: номера столбцов и строк, у него входят, их количество, содержимое нужного вам элемента массива; можно найти, в какой каморке этого массива нужное число или текст и т.д.

6. Тексту – В этой группе десятка два команд. С их помощью можно сосчитать количество символов в воротничке, включая пробелы (ДЛСТР), узнать код символа (КОДСИМВ), узнать, какой символ стоит первым (ЛЕВСИМВ) и последним (ПРАВСИМВ) в строке текста, поместить в активную каморку некоторое количество символов из другой воротнички (ПСТР), поместить в активную каморку весь текст из другого каморки большими (ПРОПИСН) или сточными буквами (СТРОЧН), проверить, или совпадают две текстовые каморки (СОВПАД), найти некоторый текст (ПОИСК, НАЙТИ) и заменить его другим (ЗАМЕНИТЬ).

7. Проверка свойств и значения – здесь находятся команды, с помощью которых можно получить информацию о типе данных в воротничке (число там находится, текст или какая-то другая информация), о формате, о текущей операционной среде, о типичных ошибках, которые возникли в формуле, и т.п..

8. Работа с базой данных – здесь можно найти команды статистического учета (БДДИСП - дисперсия по выборке из базы, БДДИСПП - дисперсия по генеральной совокупности, ДСТАНДОТКЛ - стандартное отклонение по выборке), операции со столбцами и строками базы, количество непустых (БСЧЕТА) или (БСЧЕТ) ячеек и т.д.

9. Мастер диаграмм – встроенная программа EXCEL, что упрощает работу с основными возможностями программы.

3. Назначение MS Excel

табличный процессор формула текст

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь .

За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. Вначале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows .

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

3.3.1. Назначение и составные части

После текстовых редакторов вторыми по степени распространенности прикладными программными продуктами являются табличные процессоры. Обычно на MS Excel ссылаются как на систему электронных таблиц, но этого явно недостаточно для характеристики многообразных возможностей MS Excel . Поэтому иногда применяют другое обобщающее название для этого программного продукта – Microsoft Excel – универсальная система обработки данных.

Собственно MS Excel состоит из трех частей:

· средства для работы с таблицами;

· средства для работы с диаграммами;

· средства для работы с базами данных (со списками).

Вместе с MS Excel поставляются также надстройки.

Надстройка – это некоторая дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности основного приложения, в данном случае MS Excel . Надстройки разрабатываются или самой фирмой Microsoft , или другими фирмами.

3.3.2. Окно MS Excel и окна рабочих книг

MS Excel , как и любое другое приложение, исполняемое в среде Windows , имеет свое окно со стандартными элементами (рис. 11).

Условные обозначения:

1 – строка заголовка;

2 – строка основного меню;

3 – стандартная панель инструментов;

4 – панель инструментов Форматирование ;

5 – строка формул;

6 – рабочая область;

7 – ярлычки рабочих листов;

8 – строка состояния, где отображается текущее состояние программы

Рис. 11. Окно программы MS Excel

В рабочей области располагаются обрабатываемые программой объекты (документы), в данном случае – рабочие книги. По умолчанию документу присваивается имя Книга1 .

К нестандартным относится дополнительный элемент – строка формул. В левой части строки формул, называемой полем имен, указывается адрес текущей ячейки активного листа рабочей книги. В правой части строки формул указывается содержимое ячейки, указанной в поле имен. В средней части строки формул появляются три кнопки (отмена, ввод и вставка функции) только тогда, когда производится ввод или редактирование данных в ячейке, указанной в поле имен.

Рабочая книга состоит из рабочих листов. Их может быть до 255. В рабочей книге, открываемой при запуске MS Excel , обычно бывает 3 или 16 листов. Манипуляции с рабочими листами производятся с помощью ярлычков рабочих листов и четырех кнопок, расположенных внизу окна рабочей книги .

Рабочий лист – это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно некоторой строке.

Рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от A до IV (латинские буквы) и 65536 строк с номерами от 1 до 65536. Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно идентифицируют ячейку, которая им (одновременно) принадлежит. Этот идентификатор называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку, например, D3, G6, AB144, IV65536.

Ячейка называется активной или текущей, если она выделена табличным курсором – жирной рамкой. Выделение ячейки производится щелчком по ячейке указателем мыши, имеющим форму жирного белого креста .

Квадратное утолщение в правом нижнем углу табличного курсора называется маркером заполнения .

Каждая ячейка характеризуется содержимым, форматом и примечанием.

Содержимое ячейки – это набор до 255 символов, которые вводятся в ячейку или копируются из других ячеек. Этот набор символов MS Excel трактует либо как литеральное значение, либо как формулу. Признаком формулы является первый символ (=).

Литеральное значение бывает трех типов: текстовое, числовое, логическое. Дата и время представляют собой значения числового типа.

Формула вырабатывает значение одного из этих трех типов (или ошибку).

Формат ячейки используется для придания содержимому ячейки требуемого вида изображения на экране и при печати.

Примечание к ячейке создается пользователем и обычно представляет собой поясняющий текст к содержимому ячейки.

Кроме понятия ячейки, используется понятие блока ячеек – прямоугольной области смежных ячеек. Блок задается указанием адреса верхней левой ячейки и правой нижней ячейки, разделенных символом (:) (двоеточие), например, А1:С7, B8:E15.

Блок выделяется указателем мыши, имеющим форму толстого белого креста, одним из способов, приведенных ниже:

· операцией drag&drop от левого верхнего угла к нижнему правому углу;

· после щелчка по ячейке в левом верхнем углу производится щелчок по ячейке в нижнем правом углу при нажатой клавише Shift ;

· стрелками (“Ž) на клавиатуре при нажатой клавише Shift .

Все ячейки рабочего листа выделяются щелчком по кнопке Выделить все , находящейся на пересечении заголовков строк и столбцов рабочего листа.

Часто вместо термина «блок» применяют термин «диапазон» («интервал»). Понятие «диапазона» шире, чем блока, так как диапазон может состоять из нескольких возможно пересекающихся блоков.

Диапазон ячеек, состоящий из нескольких блоков, выделяется указателем мыши при нажатой клавише Ctrl .

У выделенного блока, как и у выделенной ячейки, в правом нижнем углу имеется маркер заполнения, который может использоваться для копирования и автозаполнения последовательности ячеек. У диапазона, состоящего из нескольких блоков, маркера заполнения нет.

Вводить и редактировать информацию в рабочей таблице можно только в текущей ячейке. При вводе с клавиатуры информация появляется и в текущей ячейке, и в строке формул.

Для изменения содержимого ячейки необходимо либо дважды щелкнуть кнопкой мыши по ячейке, либо при выделенной ячейке щелкнуть кнопкой мыши по строке формул, либо нажать клавишу F2 . В точке ввода появляется мигающий курсор (|).

Завершить ввод или редактирование можно нажатием на клавишу Enter .

Если текст не помещается в ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку, если она не пустая. Если не помещается число, то ячейка заполняется символами (#). В этом случае необходимо изменить ширину столбца.

При вводе информации MS Excel распознает тип данных и по умолчанию сдвигает числовые данные вправо, текстовые – влево. Логическое значение выравнивается по центру ячейки.

Для вставки элементов таблицы используются команды Вставка / Ячейки (Строки, Столбцы, Лист) .

При удалении элементов таблицы (выделить ячейку, строку, столбец, блок) следует выполнить команду Правка / Удалить.

Для копирования и перемещения применяются команды Правка / Копировать (Вырезать) , Правка / Вставить или аналогичные команды контекстного меню и кнопки панели инструментов Стандартная .

3.3.3. Формулы и функции

Формула – это выражение, перед которым стоит знак (=), содержащее числа, адреса (ссылки) и имена ячеек, диапазоны, функции, текст, а также знаки арифметических операций (^, *, /, +, –) или знаки сравнения (>, >=, <, <=, =, <>).

Например, =А1+V10 или =G4*15%.

Любая функция имеет имя, один или несколько аргументов и начинается со знака равенства: =ИМЯ (список аргументов), например, =СУММ(А10:А20). Функция вызывается щелчком по кнопке Мастера функций .

Все функции разбиты на категории – статистические, математические, логические, дата и время и т. д.

Наиболее употребляемые функции (СУММ , МАКС , МИН и СРЗНАЧ ) относятся к категории статистические . Для вызова самой употребляемой функции СУММ используется специальная кнопка на панели инструментов Стандартная .

Для вызова остальных функций надо хотя бы примерно знать ее имя и воспользоваться категорией Полный алфавитный перечень .

Для быстрого вызова функции можно воспользоваться категорией 10 недавно использовавшихся .

Фраза «вложенные друг в друга функции» применяется, когда в качестве аргумента функции используется другая функция.

После ввода формулы или функции в ячейке отображается результат вычислений, а в строке формул – введенная формула или функция.

Для включения (выключения) отображения в ячейках электронной таблицы введенных формул используется команда Сервис / Параметры / Вид / Формулы.

Автозаполнение ряда последовательных ячеек осуществляется применением операции drag&drop к маркеру заполнения выделенной ячейки (или блока) в трех случаях:

· при вводе встроенных в MS Excel последовательностей (списков), в том числе последовательностей типа арифметической прогрессии;

· при вводе списков, созданных самим пользователем;

· при копировании.

При копировании и автозаполнении формул относительные адреса и относительные части смешанных адресов изменяются в соответствии с направлением и величиной вектора перемещения.

Например, если в ячейке С5 находится формула = А5+$B$4–$C6*D$7 и она копируется в ячейку Е8 , т. е. происходит смещение на два столбца и три строки, то в результате получится формула =С8+$B$4–$C9*F$7.

При перемещении формулы из одной ячейки в другую она не изменяется.

3.3.4. Основные приемы форматирования

Понятие «форматирование» включает в себя следующее:

· формат данных и ячеек (формат данных, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, способы заливки ячеек и т. д.);

· формат страницы (размер бумаги, размер полей, колонтитулы и т. д.).

Для форматирования содержимого всей ячейки (диапазона) необходимо выделить ячейку (диапазон) и выполнить команду Формат/Ячейки… .

На вкладке Число представлены используемые MS Excel типы данных:

· Общий формат , при котором MS Excel автоматически подбирает подходящий формат отображения числа.

· Число , при котором отображаются данные с заданным количеством десятичных знаков после запятой.

· Денежный тип , отличающийся от числового тем, что после изображения числа может отображаться знак валюты.

· Финансовый , при котором вносится знак минуса для отрицательных чисел.

· Процентный , при котором число в ячейке автоматически умножается на 100.

Для установки денежного, процентного, с разделителями групп разрядов типов данных, а также для увеличения и уменьшения количества десятичных знаков, можно использовать соответствующие кнопки на панели инструментов Форматирование .

На вкладке Выравнивание устанавливаются Тип выравнивания, Направление (ориентация) текста, Перенос по словам (для размещения информации в ячейке в несколько строк), Объединение ячеек, Автоподбор ширины и т. д.

Операция Объединение ячеек используется для объединения ячеек в одну с центрированием содержимого ячейки. Объединить можно соседние ячейки в строке, соседние ячейки в столбце, соседние ячейки, составляющие прямоугольный блок. Для операции объединения можно использовать кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование .

Текст автоматически выравнивается по левому краю, число – по правому краю ячейки. Такой тип выравнивания устанавливается по умолчанию и называется стандартным.

Вкладки Шрифт , Граница , Вид позволяют выбрать шрифт текста, обрамление и заливку ячеек.

Присвоение имени ячейке (диапазону) выполняется командой Вставка / Имя / Присвоить.

Примечания к ячейкам создаются командой Вставка / Примечание .

Форматирование страницы выполняется командой Файл / Параметры страницы :

· на вкладке Страница можно установить ориентацию страницы, масштаб печати, размер бумаги;

· на вкладке Поля устанавливаются размер полей и центрирование на странице;

· на вкладке Колонтитулы можно создать верхний и нижний колонтитулы;

· на вкладке Лист указываются сквозные столбцы и строки (для печати шапки большой таблицы на каждой странице), а также можно установить вывод печати сетки, заголовков строк и столбцов и т. д.

3.3.5. Проектирование электронных таблиц

Проектирование электронной таблицы (рис. 12) производится по следующим этапам:

· Ввод в левую верхнюю ячейку (А 1) заголовка таблицы.

· Ввод в ячейки следующей строки (строки 2) констант, используемых при расчетах с пояснительными надписями.

· Ввод заголовков столбцов по принципу «один заголовок в одну ячейку» (без пропуска столбцов). Следует обратить внимание на ввод заголовков, общих для нескольких столбцов.

· Форматирование заголовков столбцов. Нужно выделить все ячейки с заголовками и Формат / Ячейки / вкладка Выравнивание / флажок Переносить по словам , по горизонтали и вертикали – По центру .

· Изменение ширины столбцов с целью придания удобочитаемости заголовкам с соблюдением принципа минимизации ширины таблицы.

· Форматирование заголовка таблицы – выделение диапазона ячеек первой строки по количеству столбцов таблицы и Формат / Ячейки / вкладка Выравнивание / флажок Объединение ячеек , флажок Переносить по словам , по горизонтали – По центру .

· Ввод исходных данных, при этом возможно изменение ширины столбцов с целью придания удобочитаемости введенным значениям.

· Ввод формул. Используемые в формулах ссылки не набираются на клавиатуре, а вводятся посредством выделения соответствующих ячеек. В каждом столбце набирается только одна формула, а затем она автозаполняется на остальные ячейки. Таким образом, ссылки в формулах должны быть таковы, чтобы при копировании (автозаполнении) получались правильные формулы. Это правило распространяется для строк с однотипными формулами.

· Обрамление таблицы.

В процессе проектирования необходимо постоянно сохранять таблицу.

Рис. 12. Таблица в режиме формул

3.3.6. Построение диаграмм

Диаграмма – графическая интерпретация числовых значений электронной таблицы. Диаграмма должна быть оформлена как независимый документ, т. е. должна содержать все необходимые элементы, позволяющие человеку анализировать ее без обращения к исходной электронной таблице.

Для построения диаграмм используется Мастер диаграмм , вызываемый одноименной кнопкой из стандартной панели инструментов.

Перед построением диаграммы необходимо определить ряд – набор числовых значений, отображаемый в виде графических элементов (набор столбиков, набор линеек, секторы круга, точки на плоскости и в пространстве), и продумать вид диаграммы – гистограмма, круговая, график, линейчатая и др.

Основные элементы, указываемые при построении диаграммы, приведены на рис. 13 – имя ряда, значения ряда, категории, подписи оси Х, подписи категорий, легенда, название диаграммы, названия осей, подписи данных, таблица данных, линии сетки.

Рис. 13. Диаграмма и ее основные элементы

Мастер диаграмм предполагает четыре шага работы:

· Выбор типа (вида) диаграммы (гистограммы, круговые, графики, линейчатые и др.).

· Задание источника данных диаграммы. На вкладке Ряд необходимо заполнить все поля диалогового окна (имя ряда , значения ряда , подписи оси Х ).

· Задание параметров диаграммы (название диаграммы , названия осей , подписи данных , таблица данных , линии сетки ).

· Размещение диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся листе).

3.3.7. Редактирование и форматирование диаграммы

После построения диаграммы можно изменить ее размеры и переместить. Для этого достаточно выделить ее одинарным щелчком мыши, а далее перемещать либо всю диаграмму, либо один из маркеров на ее границах.

Можно менять как размер всей диаграммы (области диаграммы ), так и размер области построения диаграммы (область, занятую графическим объектом, рисунком).

После выделения соответствующих элементов диаграммы (оси, легенда, названия) можно изменять их размеры и форматы.

Для редактирования диаграммы надо вызвать на ее области контекстное меню и выбрать одну из команд, приведенных ниже:

· Тип диаграммы … . Эта команда позволяет вернуться к первому шагу построения диаграммы.

· Исходные данные … . Данная команда позволяет вернуться ко второму шагу построения диаграммы.

· Параметры диаграммы … . Эта команда позволяет вернуться к третьему шагу построения диаграммы.

· Размещение … . Данная команда позволяет вернуться к четвертому шагу построения диаграммы.

Для удаления диаграммы надо ее выделить и нажать на клавиатуре клавишу Delete .

3.3.8. Информационный обмен между приложениями

Для организации взаимодействия между приложениями можно использовать следующие способы:

· обмен данными через буфер обмена (команды Правка / Копировать, Правка / Вставить );

· OLE -технологию внедрения и связывания объектов (команды Правка/Копировать , Правка / Специальная вставка );

· вставку и редактирование объектов (формул, красочных надписей, организационных диаграмм и т. д.) несамостоятельными приложениями (команда Вставка / Объект );

· MS Equation ;

· MS WordArt (начиная с Word 2000, это приложение включено в состав панелей инструментов);

· MS Organization Chart (начиная с Word 2000, это приложение включено в состав панелей инструментов).

Табличный процессор MS EXCEL относится к классу прикладных программ. С 1994 года это самый популярный табличный процессор в мире.

Назначение программы – автоматизация расчетов, построение деловой графики, создание табличных документов, ведение баз данных.

Табличный процессор MS EXCEL – программа, которая применяется офис – менеджерами, экономистами, финансистами, статистиками в их профессиональной деятельности.

Возможности программы

• Ввод и редактирование данных.
• Форматирование ячеек, строк и столбцов таблицы
• Ввод формул (автоматизация расчетов)
• Применение широкого спектра разнообразных функций
• Построение, редактирование и печать диаграмм.
• Предварительный просмотр и печать таблицы
• Создание и ведение баз данных

Вопрос 28. Основные понятия электронных таблиц. Структура окна Excel.

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно

Основные понятия электронных таблиц

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Ячейки и их адресация . На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234 . Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1 :С15 .

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Структура окна Excel.

1. Поле названия главного окна.

2. Строка меню.

3. Кнопки управления

4. Панели инструментов.

5. Поле имени.

6. Строка формулы.

7. Строка состояния

8. Поле названия окна рабочей книги (дочернее окно Excel).

9. Активный лист рабочей книги.

10. Кнопка выделения всего листа.

11. Активная (текущая) ячейка.

12. Имя столбца.

13. Имя строки.

Вопрос 29. Структура ячейки. Содержание ячейки. Редактирование содержания ячейки. Значение ячейки. Форматирование ячейки.

Структура ячейки Excel:

1-й уровень содержит видимое на экране изображение (т.е. отформатированный текст) или результат вычисления формулы).

2-й уровень содержит форматы ячейки (формат чисел, шрифты, выключатель (включатель) признак показывать или нет ячейку, вид рамки, защита ячейки).

3-й уровень содержит формулу, которая может состоять из текста, числа или встроенных функций.

4-й уровень содержит имя ячейки, это имя может использоваться в формулах других ячеек, при этом обеспечивается абсолютная адресация данной ячейки.

5-й уровень содержит примечания данной ячейки (произвольный текст). Если ячейка содержит примечание, то в правом верхнем углу появляется красный квадратик (точка)

Каждая ячейка имеет адрес - обозначается именем столбца и именем строки. Например А2 .

Содержимое ячейки
1) Тексты
2) Числа
3) Даты
4) Вычислимые выражения

Для пользования электронными таблицами созданы специальные продукты – табличные процессоры. Одна из самых популярных программ – Microsoft Excel. С ее помощью можно пересчитать в автоматическом режиме все данные, связанные формулами. Это огромная поддержка для экономистов, бухгалтеров, финансистов и т.д.

Специализированные программные продукты для работы с экономической информацией стоят дорого. А в условиях постоянно меняющейся российской действительности быстро теряют актуальность – необходимо сервисное обслуживание, обновление. Опять деньги. Для малого и среднего бизнеса невыгодно.

Назначение и возможности табличного процессора Excel

Табличный процесс предназначен для представления и обработки информации. Его возможности:

1. Решение математических задач (вычисления с большими объемами данных, нахождение значений функций, решение уравнений).
2. Построение графиков, диаграмм, работа с матрицами.
3. Сортировка, фильтрация данных по определенному критерию.
4. Проведение статистического анализа, основных операций с базами данных.
5. Осуществление табличных связей, обмена данных с другими приложениями.
6. Создание макрокоманд, экономических алгоритмов, собственных функций.

Возможности Excel для анализа экономической информации не так уж ограничены. Поэтому программа популярна в среде экономистов.



Анализ и обработка экономической информации средствами Excel

Сочетание клавиш для работы с электронными таблицами и лучшие трюки для быстрого добавления, удаления, копирования и т.д. можно скачать тут. Перечень встроенных финансовых и экономических функций – по этой ссылке.

А мы рассмотрим несколько примеров практического применения Excel в экономических целях.

Кредиты и ренты

Пользователь легко может менять количество периодов, на которые выдается займ, процентные ставки. Аргументы функции БЗРАСПИС остаются прежними. Таким образом, с минимальными трудозатратами можно выполнить необходимые расчеты.

Если минимальный период – месяц (а не год), то годовую ставку в формуле делим на 12 (х/12).

Платежеспособность фирмы

Есть такое понятие в экономике, как коэффициент покрытия.

На основе балансовых данных в конце отчетного года рассчитывается общий коэффициент покрытия.

Анализируются оборотные активы (достаточно ли их для погашения краткосрочных долгов и бесперебойного функционирования предприятия). На этом основании считается «необходимый» уровень общего коэффициента.

Соотношение коэффициентов позволяет сделать вывод о платежеспособности фирмы.

Все это можно сделать с помощью простых средств Excel:

Как видно из примера, не пришлось даже задействовать специальные функции. Все расчеты произведены математическим путем.

Расширенные возможности Excel

Ряд экономических задач – это некая система уравнений с несколькими неизвестными. Плюс на решения налагаются ограничения. Стандартными формулами табличного процессора проблему не решить.

Для построения соответствующей модели решения существует надстройка «Поиск решения».

Задачи надстройки:

1. Расчет максимального выпуска продукции при ограниченных ресурсах.
2. Составление/оптимизация штатного расписания при наименьших расходах.
3. Минимизация транспортных затрат.
4. Оптимизация средств на различные инвестиционные проекты.

Подключение надстройки «Поиск решения»:

Теперь на простенькой задаче рассмотрим, как пользоваться расширенными возможностями Excel.

Для нормальной работы небольшого предприятия хватит 4-6 рабочих, 7-9 продавцов, 2 менеджера, заведующий складом, бухгалтер, директор. Нужно определить их оклады. Ограничения: месячный фонд зарплаты минимальный; оклад рабочего – не ниже прожиточного минимума в 100 долларов. Коэффициент А показывает: во сколько раз оклад специалиста больше оклада рабочего.

Таблица с известными параметрами:

• менеджер получает на 30 долларов больше продавца (объясняем, откуда взялся коэффициент В);
• заведующий складом – на 20 долларов больше рабочего;
• директор – на 40 долларов больше менеджера;
• бухгалтер – на 10 долларов больше менеджера.

Теперь мы найдем зарплату для всех категорий работников и посчитаем ФОТ (Фонд Оплаты Труда).

Возможности Excel если не безграничны, то их можно безгранично расширять с помощью настроек. Настройки можно найти в Интернет или написать самостоятельно на языке макросов VBA.

Назначение . С помощью MS Excel создается документ, который называется электронной таблицей. Электронная таблица формируется в оперативной памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере .

Файлы с электронными таблицами имеют расширение xls. В одном файле может храниться многотабличная книга, содержащая несколько листов-таблиц, а также листов-таблиц.

Среда . Среда MS Excel представлена на рис. 2.4. Она имеет традиционный вид окна для приложений MS Windows. Опишем ее элементы.

Титульная строка содержит название программы, имя рабочей книги, кнопки управления окном. Главное меню состоит из основных команд управления электронной таблицей. Команды, вызывающие открытие подменю, можно назвать режимами. Исполняемые команды инициируют определенные действия над электронной таблицей .

Рис.2.4 Среда MS Excel

Панель инструментов содержит пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд. Среди них есть характерные для многих приложений Windows, есть и специфические для MS Excel.

Строка формуя предназначена для отражения вводимых в текущую ячейку данных. Адрес текущей ячейки отражается в левой части строки (отдельное окошко). В этой строке можно просмотреть и отредактировать хранимую в ячейке формулу; в самой ячейке пользователь видит результат вычисления по формуле.

Рабочее поле содержит главную часть электронной таблицы - ячейки. Табличный курсор (прямоугольяая рамочка) выделяет текущую ячейку. На рис. 2.4 текущей является ячейка В2. В MS Excel максимальный номер строки равен б5536, а последний столбец имеет имя IV (всего 256 столбцов).

Ярлыки листов позволяют переходить от одного листа рабочей книги к другому.

Строка подсказки отражает текущий режим работы табличного процессора. Здесь же выводятся сообщения пользователю о возможных действиях при данном состоянии таблицы.

Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки предназначены для перемещения окна по электронной таблице.

Основные режимы работы.

Режим готовности («Готово» ). В этом режиме происходит выбор текущей ячейки или выделение блока ячеек.

Режим ввода данных («Ввод» ). Происходит посимвольный ввод данных с клавиатуры в текущую ячейку.

Режим редактирования («Правка» ). Используется при необходимости отредактировать содержимое ячейки без полной его замены.

Режимы главного меню . Каждый элемент главного меню предоставляет пользователю возможность выбора команд и подрежимов из иерархической системы меню. После выполнения команды происходит возврат в режим готовности.

Кроме перечисленных основных режимов работы ТП можно говорить о режимах отображения таблицы.

Режимы отображения таблицы. В ячейках, хранящих формулы, могут отображаться результаты вычисления по формулам или сами формулы. Первый режим называется режимом отображения значений, второй - режимом отображения формул. Рабочим состоянием таблицы является режим отображения значений. Режим отображения формул может использоваться при формировании и отладке таблицы.

Изменение режима отображения производится по алгоритму : выполнение команды =>Сервис => Параметры, выбор закладки Вид, установка/сброс переключателя «Формулы». Галочка в рамке переключателя обозначает режим отображения формул; при отсутствии галочки работает основной режим - режим отображения значений.

Система команд .

Команды MS Excel организованы в иерархическую систему, верхним уровнем которой является главное меню. Кроме того, выполнение команд может инициироваться через панель инструментов, контекстное меню, «горячие клавиши».

Команды редактирования таблицы (меню Правка, Вставка) позволяют манипулировать с фрагментами таблицы: удалять, копировать, перемещать, вставлять. Вставки и удаления столбцов или строк приводят к сдвигу других строк или столбцов таблицы. При этом действующая в таблице относительная адресация автоматически модифицирует формулы в соответствии с их изменившимися адресами. Прием копирования п озволяет быстро строить большие таблицы, содержащие однотипные элементы.

Команды форматирования (меню Формат) позволяют изменять внешний вид таблицы, ее оформление. К элементам формата относятся:

Способы выравнивания данных относительно границ ячейки;

Высота строки и ширина столбца;

Тип, начертание и размер шрифта;

Формат представления чисел (обычный, экспоненциальный; разрядность);

Вид разлиновки таблицы;

Цвет фона и прочее.

В электронной таблице действует некоторый набор стандартных параметров формата по умолчанию.
Команды работы с файлами (меню Файл) - стандартный набор команд, позволяющих открывать и сохранять файлы, организовывать вывод на печать полученного документа.

Мы здесь не будем обсуждать команды работы с таблицей как с базой данных (меню Данные). С некоторыми сервисными возможностями MS Excel (меню Сервис) вы познакомитесь в последующих параграфах. Меню Вид позволяет управлять средой табличного процессора.

Данные в ячейках таблицы .

Данные для табличных процессоров - это информация, содержащаяся ячейках таблицы. Содержимым ячейки электронной таблицы может быть число, формула или текст. Частным случаем формулы является переменная (имя ячейки). Более общим - арифметическое или логическое выражение.

Текстовый процессор должен «знать», данное какого типа хранится в конкретной ячейке таблицы, для того чтобы правильно интерпретировать ее содержимое. Так, например, признаком текстовых данных является символ «" »(апостроф). Тип данных - это множество значений, принимаемых величиной, и совокупность операций, применимых к величинам этого типа. Отсюда, например, следует, что нельзя применять арифметические операции к содержимому ячеек таблицы, в которых хранится текстовая информация.

Текст - любая последовательность символов, введенных после апострофа (одинарной кавычки). Кроме того, в качестве текста воспринимается любая символьная последовательность, которая не может быть воспринята как число или формула. Иначе говоря, если при вводе числа вы допустили ошибку или при вводе формулы процустили знак «», то введенная информация воспримется как текст.

Числа разделяются на целые и вещественные. Вещественные числа можно записывать двумя способами: в форме с фиксированной запятой и в экспоненциальной форме (в форме с плавающей запятой).

Запись числовой константы с фиксированной запятой предполагает, что число содержит целую и дробную части, разделенные десятичной запятой. Например, число 3,1415 так и записывается в Excel. При записи числа в экспоненциальной форме сначала записывается мантисса, затем латинская буква Е (прописная или строчная), после нее порядок.

Мантисса может быть записана, как целая константа или константа с фиксированной запятой, а порядок - только как целая двузначная константа. Числовая константа в экспоненциальной форме трактуется, как мантисса, умноженная на 10 в степени, равной порядку.

Например, числа 0,0001 и 1 ООО ООО могут быть записаны следующим образом: 1Е-4 или 0,1е-3 и 1е6 или 1Е+6.
В MS Excel при употреблении точки в записи числа это число интерпретируется как дата. Например 3.05.99 воспринимается как 3 мая 1999 года.

Формулы (выражения). В электронных таблицах используются два вида формул: арифметические и логические. Результатом вычисления по арифметической формуле является число, по логической формуле - логическая величина (истина или ложь). Существуют определенные правила записи формул. Эти правила аналогичны тем, которые используются в языках программирования.

Арифметические формулы составляются из констант, переменных, знаков операций, функций, круглых скобок. Ввод формул в MS Excel начинается со знака = ».

Примеры формул:

2,5*(G5+G2) =КОРЕНЬ(В4~2-4*ВЗ*В5)
=СУММ(С10:С20

Здесь символ «*» - знак умножения; «^» - возведение в степень. В русифицированных версиях Excel КОРЕНЬ - функция квадратного корня, СУММ - функция суммирования. Порядок вычисления выражений происходит в соответствии с традиционными приоритетами выполнения арифметических операций и расстановкой скобок. В MS Excel имеется очень большая библиотека функций. Вставка функций в формулы производится командой =>Вставка =>Функция или с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.

Логические выражения строятся с помощью операций отношения (<, >, = , <=, >=, <>) и логических операций (И, ИЛИ, НЕ). Результатом вычисления логического выражения являются логические величины «истина» и «ложь». С логическими выражениями вы уже встречались при работе с базами данных. Особенность логических выражений для электронных таблиц заключается в том, что логические операции используются как функции: сначала записывается имя логической операции: И, ИЛИ, НЕ (AND, OR, NOT), а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды. Например, логическое выражение И(А1>0, А1<1)
соответствует системе неравенств 0 < А1< 1

С помощью логических выражений задаются, в частности, условия, проверку которых осуществляет условная функция.

Условная функция имеет такую структуру:

ЕСЛИ(условие, действие1, дейсгвие2)

Если условие истинно, то выполняется действие 1 иначе - действие2.

Пример: пусть в ячейке Е2 электронной таблицы с информацией о сдаче вступительных экзаменов абитуриентом хранится полученная им сумма баллов. Действует следующее правило: если сумма баллов не меньше 13, то он принимается в университет. Тогда в ячейку F2 заносится формула:

ЕСЛИ(Е2>=13, "принят", "не принят")

В режиме отображения значений в этой ячейке потаится слово «принят» или «не принят», в зависимости от результата экзаменов.

Условная функция может иметь вложенную структуру. Пусть в этом же вузе действует следующее правило: если абитуриент набрал 12 баллов, то его принимают в качестве кандидата (иногда еще встречается такая категория). Тогда в ячейку F2 нужно занести формулу:

ЕСЛИ(Е2>=13, "принят", ЕСЛИ(Е2=12,"принят кандидатом", "не принят"))

О некоторых других возможностях MS Excel вы узнаете в следующих параграфах.

Семакин И.Г., Хеннер Е.К., Информатика и ИКТ, 11

Отослано читателями из интернет-сайтов

Содержание урока конспект урока опорный каркас презентация урока акселеративные методы интерактивные технологии Практика задачи и упражнения самопроверка практикумы, тренинги, кейсы, квесты домашние задания дискуссионные вопросы риторические вопросы от учеников Иллюстрации аудио-, видеоклипы и мультимедиа фотографии, картинки графики, таблицы, схемы юмор, анекдоты, приколы, комиксы притчи, поговорки, кроссворды, цитаты Дополнения рефераты статьи фишки для любознательных шпаргалки учебники основные и дополнительные словарь терминов прочие Совершенствование учебников и уроков исправление ошибок в учебнике обновление фрагмента в учебнике элементы новаторства на уроке замена устаревших знаний новыми Только для учителей идеальные уроки календарный план на год методические рекомендации программы обсуждения Интегрированные уроки